İzinli İletişim Yasası Yol Haritası ve Çözümlerimiz

01 Mayıstan Önce

Tüm dataların onaylı hale getirilmesi gerekli. Müşteriye satış yapmanız yada potansiyel görüşme yapmış olmanız izin alınmış olarak kabul edilmemektedir.Grup şirketleri içinde ayrı ayrı izin alınması gerekli, genel izin alınamaz.Müşteri teması belgelendirilemiyorsa izinli kabul edilmeyecektir. Örn: sistemimizde izinli olarak işaretlisiniz demek gibi.İzin aldığınız kişinin tüm iletişim adreslerine ayrı ayrı onay alınması gerekiyor.Başka firmanın izin aldığı datalar 01 Mayıs 2015 tarihi itibariyle kullanılamayacaktır.

İzin Kanalları;

Telefonla Arama ile Onay: Faydalanacakları avantaj ve önceliklerden bahsedip, bundan sonra da bu ayrıcalıkları yaşayabilmeleri için şirketinizin kendileriyle her kanaldan iletişimde bulunabilmesinin iznini istiyor/istetiyor olmalısınız.

Toplu SMS/MMS ile Onay: İzinli iletişim yasası kapsamında müşterileriniz veya müşteri adaylarınızla iletişimde bulunmanızın iznini isteyen sms'in sonunda, geri dönecekleri ücretsiz sms numarası veriliyor olmalı.

Toplu Mail ile Onay; Onay için web sitenizdeki “İzin Yönetim Merkezi” sayfasına yönlendirebilir, mailin altına onay veriyorsanız tıklayınız linki koyabilir veya yanıtla diyerek geri dönebilirsiniz seçeneklerini kullanabilirsiniz.

Islak imzalı formlar

Robot Arama (IVR) ile Sesli yada Tuşlamalı Onay

Web Sitesi Üzerinden Onay

Web sitelerinden takip yapma hizmeti

Kurumsal sayfanızdan müşterinin veritabanınızda olup olmadığını, onayı var ise hangi kaynak aracılığıyla ne zaman onay verdiğini görebiliyor olması gerekli. Müşterinin onay durumunu güncelleyebilmesi sağlanmalı.Tarihçe kayıtları tutulmalı. Örn: hangi tarihte hangi kanaldan izin verdi, hangi tarihte hangi kanaldan hangi izinleri iptal etti vs.

Takip yapma sisteminin, bilgilere ulaşabilmesi için kullanılan sistemlere entegrasyonunun 0 hata hedeflenerek yapılması gerekli.İYM sayfası, CRM yazılımları ve tüm uç noktadaki arayüzlere entegre olmalı.

Arşiv alt yapısının oluşturulması

Yasa süresiz arşiv sistemini talep etmektedir. Müşteri veya müşteri adayınız 5 yıl sonra bile nerede,ne zaman onay verdiğini sorgulayabiliyor olmalı.

01 Mayıstan Sonra

İzinsiz datalara elektronik iletişim yöntemleriyle ulaşılamayacak, ulaşılması durumunda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından, yasanın belirlediği koşullarda 1.000 TL’den 100.000 TL’ye kadar cezai bedel talep edilebilecektir.

Yeni dataların onaylı olması gerekli

Her kanaldan onay sistemi kurulmalı ve eksiksiz uygulanmalı

Tüm görüşmelerin kayıt altında olması gerekli

Hattınızı arayan kişiye, görüşmelerin kayıt altında olduğunu bildirilmek zorunda olduğunuz için basit bir sesli yanıt sistemi ile bu anons verilmeli ve görüşmeler kişi kayıtlarıyla eşleştirilmelidir.

Arşivlerin sağlıklı olarak saklanması gerekli

Arşivler tüm kişi bilgileriyle gerektiğinde sorgulanabilecek ve belgelendirilebilecek içerikte tutulacak bir sisteme yüklenmelidir.

Onaylı kişilerin vazgeçtiklerini bildirmeleri durumu için sistem hazır edilmeli

Maksimum 3 gün içerisinde sistemde kara listeye alınmalı ve bir daha gönderi yapılmamalı

Vazgeçen kişilere yeniden listeye girme(izin verme) hakkı tanınmalı

Fakat ne zaman onay verdiği, ne zaman onayını geri aldığı bilinecek şekilde saklanmalıdır ki, kişi iznini iptal etmeden önceki aramanızı kastediyor veya hatırlamıyorsa belgelenebilmesi ve konunun zararsız kapatılabilmesi sağlanmalıdır.

Cayma hakkı için, tüm kanallardan yapılan gönderilerde, geri dönüş,iletişim numarası/kanalı belirtilmeli

Sistem alt yapısının bu koşulları uygulayabilecek şekilde düzenlenmesi gereklidir.

Müşteriyle temasa geçmeden izin durumu İYM ekranına entegre CRM sisteminizden sorgulanmalı.

Şikayet olmasa dahi Bakanlık personelleri haklı olarak kayıtlarınızla ilgili dökümanları denetleyebilir.

Bu nedenle sistemlerin hali hazırda kullanılıyor olması gereklidir.